対象書類をまとめて保存
見積書、発注書、納品書、請求書のデータとPDF生成履歴を保存できます。
ELECTRONIC BOOK PRESERVATION
電子帳簿保存法対応の見積書・請求書管理
見積書、発注書、納品書、請求書のPDF生成履歴を保存し、取引日、金額、取引先で検索できます。電子帳簿保存法に対応した書類管理を、日々の書類作成の流れの中で進められます。
電子帳簿保存法
PDF生成履歴
取引日検索
取引金額検索
取引先検索
電子帳簿保存法対応機能の概要
書類を作ってPDFを発行するだけでなく、後から探せる形で保存しておくことが重要です。
取引日・金額・取引先で検索
電子帳簿保存法で求められる検索項目に沿って、取引年月日、取引金額、取引先名で書類を探せます。
発行済みPDFの履歴を確認
PDF発行や共有リンク発行の履歴を残し、過去に発行した書類を確認できます。
見積書・請求書を電子保存するメリット
必要な書類を探しやすい
取引先名、日付、金額、キーワードで検索できるため、過去の見積書や請求書を見つけやすくなります。
発行済みの証跡を残せる
PDFを発行した履歴を残せるため、いつ・どの内容で発行したかを後から確認しやすくなります。
社内確認や監査に備えやすい
書類を一覧で探し、過去PDFを確認できるため、社内確認や監査対応の準備を進めやすくなります。
電子帳簿保存法対応の書類管理の使い方
スクリーンキャプチャは実際の育つ見積画面を使っています。
1
書類一覧で取引日・金額・取引先を検索
見積書一覧などで、取引先、取引年月日、取引金額、キーワードを使って書類を探します。必要な書類を後から見つけやすくできます。
2
書類プレビューでPDFを発行
書類プレビューで内容を確認し、PDFを発行します。送付前に表示内容を確認しながら、そのままPDF化できます。
3
書類プレビューから発行履歴を開いて確認する
各書類のプレビュー画面から履歴を開くと、PDF発行や共有リンク発行の履歴を同じ画面で確認できます。
発行して終わりではなく、書類単位でいつ何を発行したかを追いやすくなります。
検索と履歴確認が役立つ場面
電子保存は特別な作業として切り出すより、日々の見積書・請求書管理の中で検索と履歴確認ができる状態にしておくことが重要です。
活用1
取引先名・期間・金額で過去書類を探す
取引先名、取引期間、金額、キーワードを使って、過去の見積書、発注書、納品書、請求書を探せます。経理確認や顧客からの問い合わせ時に、対象書類へ戻りやすくなります。
結果 過去PDFを探すためにフォルダ名やメール添付をたどる作業を減らせます。
活用2
PDF生成履歴で発行済み書類を確認する
PDFを生成した履歴が残るため、過去にどの内容で書類を発行したかを確認できます。再発行や社内確認の前に、発行済みの内容を見返せます。
結果 送付前後の版を確認しやすくなり、社内確認や監査準備にも使いやすくなります。
活用3
保存ルールを決めて毎月確認する
月末や締め作業のタイミングで、PDF生成済みの書類、共有リンク発行済みの書類、未処理の請求書を確認します。会社の保存ルールに合わせて、確認担当者や保管期間を決めておくと運用しやすくなります。
注意 最終的な適法性や社内規程との整合は、税理士などの専門家へ確認してください。
電子帳簿保存法対応で確認しておきたいこと
運用ルールと保管期間を決める
保存対象や保管期間、担当者の確認手順は、会社や事業の運用ルールに合わせて決めてください。
法的判断は専門家へ確認
本ページは機能の説明です。最終的な適法性や社内規程との整合は、税理士などの専門家へ確認してください。
電子帳簿保存法対応のよくある質問
電子帳簿保存法に必要な検索項目に対応していますか？
取引年月日、取引金額、取引先名を使った検索に対応しています。書類番号、件名、備考などのキーワード検索もできます。
どの書類を保存できますか？
見積書、発注書、納品書、請求書を保存・管理できます。
発行済みPDFの履歴を確認できますか？
はい。PDF発行や共有リンク発行の履歴を保存し、過去の書類を確認できます。
法的な判断まで保証されますか？
本機能は電子帳簿保存法に対応した管理を進めやすくするためのものです。最終的な運用や適法性の判断は、社内規程や専門家の確認に沿って行ってください。